Manajemen Proyek
Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.
Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.
Jenis proyek dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :
1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.
2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode tertentu.
4. Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
6. Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.
7. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
Manajemen Risiko
Risiko dapat bermunculan dimana-mana, dapat muncul kapansaja, dan sulit untuk dihindari. Jika risiko tersebut menimpa suatu proyek, maka proyek tersebut bisa mengalami kerugian yang signifikan. Dalam beberapa situasi, risiko tersebut bisa mengakibatkan terbengkalainya proyek tersebut. Karena itu risiko penting untuk dikelola. Manajemen risiko bertujuan untuk mengelola risiko sehingga proyek tersebut dapat bertahan, atau barangkali mengoptimalkan risiko (Hanafi, 2006). Selain itu manajemen risiko dapat diartikan sebagai suatu sistem pengelolaan risiko yang digunakan di dalam suatu organisasi, atau perusahaan, yang pada dasarnya merupakan suatu proses atau rangkaian kegiatan yang dilakukan secara menerus (continue), untuk mengendalikan kemungkinan timbulnya risiko yang membawa konsekuensi merugikan organisasi, atau perusahaan yang bersangkutan (Saptodewo & Soedarsono, 2000). Dan secara objektif, manajemen risiko proyek adalah bagaimana meningkatkan kemungkinan dan dampak dari kegiatan positif dan mengurangi kemungkinan dan dampak dari sesuatu yang merugikan. Manajemen risiko pada dasarnya dilakukan melalui proses-proses tersebut di bawah ini, yaitu : (PMBOK, 2004)
1. Rencana manajemen risiko (Risk management planning)
2. Identifikasi risiko (Risk identification)
3. Analisa risiko secara kualitatif (Qualitative risk analysis)
4. Analisa risiko secara kuantitatif (Quantitative risk analysis)
5. Rencana respon risiko (Risk response planning)
6. Pengawasan dan kontrol risiko (Risk monitoring and control)
Proses Manajemen Risiko
a. Identifikasi Risiko (Risk Identification)
Identifikasi risiko adalah aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari dan memperkirakan potensi-potensi risiko yang terkandung dalam suatu proses kegiatan. Sedangkan potensi risiko adalah sifat atau karakteristik yang dapat menimbulkan kerugian terhadap perusahaan pada saat risiko itu terjadi. Tujuan dari identifikasi risiko adalah untuk memastikan bahwa sumber risiko dan potensi risiko telah diidentifikasi dan dievaluasi sesuai dengan kepentingan dan prosedur yang ada (PT. Waskita Karya, 2004).
Sedangkan menurut Soeharto (1995) identifikasi risiko adalah suatu proses pengkajian risiko dan ketidakpastian yang dilakukan secara sistematis dan terus menerus. Agar risiko dapat dikelola secara efektif maka langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis risiko, yaitu mana yang bersifat risiko usaha (business risk) dari mana yang bersifat risiko murni, kemudian diidentifikasikan lagi berdasar potensi sumber risiko atau dapat pula berdasarkan dampak terhadap sasaran proyek. Sumber risiko dapat diartikan sebagai faktor yang dapat menimbulkan kejadian yang bersifat positif atau negatif.
b. Analisa Risiko
Setelah dilakukan tahap identifikasi terhadap risiko, maka dilakukan penilaian atau analisis yang bertujuan sebagai berikut : (PT. Waskita Karya, 2004)
1. Mengklasifikasikan risiko ke dalam kategori tinggi, sedang maupun rendah
2. Sebagai dasar dalam merencanakan tindakan pengendalian yang akan dilakukan
3. Meyakinkan bahwa ketidakpastian dan risiko telah dipertimbangkan dan telah dimasukkan dalam perencanaan dan proses pelaksanaan.
c. Rencana Respon Risiko
Rencana respon risiko adalah proses untuk mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk memperbesar kesempatan dan mengurangi tanda-tanda akan terjadinya bahaya pada tujuan proyek. Berikut ini adalah beberapa strategi untuk menghadapi risiko-risiko negatif atau ancaman :
a. Menghindari (Avoid)
Menghindari risiko (risk avoidance) meliputi perubahan rencana manajemen proyek untuk mengurangi ancaman-ancaman yang diakibatkan oleh risiko-risiko yang buruk, untuk mengasingkan tujuan awal proyek dari dampak risiko.
b. Memindahkan (Transfer)
Ketika seseorang atau suatu badan mentransfer atau mengalihkan risiko ke pihak lain, mereka akan mengalihkan tanggung jawab finansialnya untuk suatu risiko kepada pihak lain dengan membayar jasa tersebut, contohnya adalah asuransi.
c. Mengurangi (Mitigate)
Mengurangi risiko (risk mitigation) adalah mengadakan pengurangan dalam hal kemungkinan dan/atau dampak dari risiko yang dapat merugikan sampai ke batas yang dapat diterima.
sumber :
http://aguswibisono.com/2010/manajemen-proyek/
digilib.its.ac.id/public/ITS-Undergraduate-11057-Paper.pdf
